Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze beleidscyclus bevat meerjarige strategische opgaven, vertaald naar doelen, criteria en budgetten. Ten behoeve van de kwaliteit, werken wij aan het versterken van het sturend vermogen van de beleidscyclus. Conform de kaders wordt de rechtmatige en betrouwbare besteding van middelen verantwoord. We handelen waar mogelijk innovatief en vernieuwend. We nemen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief beheersbare risico’s om doelen te kunnen realiseren of resultaten te kunnen behalen.

Voor het realiseren van de beleidscyclus, is het van belang dat de primaire processen (die de bijdragen aan de stad leveren) en de secundaire processen (de interne ondersteuning daarvan) in samenhang worden uitgevoerd. Wanneer wij in dit doel spreken van secundaire processen, dan bedoelen wij financiën, communicatie, juridische zaken, management, staf en secretariaten. Als onderdeel van de Begroting 2021 wordt ter uitvoering van dit doel voorgesteld om in te stemmen met bestedingsvoorstel 52 (Concerncontrol). Zwolle staat de komende jaren voor een schaalsprong en voor grote uitdagingen als het gaat om transities die op ons afkomen. Dat vergt forse investeringen. En het vraagt ook het nodige van de gemeentelijke organisatie. Om deze ontwikkelingen in goede banen te leiden en de risico’s goed te kunnen managen voorzien wij een toenemende behoefte aan strategisch advies op het gebied van (concern)control en sturing. Ook betekent het dat we kritisch moeten kijken naar onze bestaande begroting en uitgaven. Daarnaast is er meer aandacht nodig voor systematische borging van leren en evalueren en het onderzoeken van doelmatigheid en doeltreffendheid. Op dit moment is binnen de organisatie onvoldoende capaciteit aanwezig om deze rol optimaal in te vullen. Wij breiden deze functie uit, te beginnen voor het jaar 2021.

Om meer zicht en waar mogelijk grip te krijgen op de toekomstige financiële situatie is de strategische investeringsagenda vormgegeven. De Raad heeft ingestemd met de instelling van de strategische investeringsagenda en hiervoor structurele en incidentele middelen vrijgemaakt.

Verder zijn er in 2021 stappen gezet in de e-facturering, actualisering algemene subsidieverordening, AVG, inkoop, managementcyclus, het 213a-onderzoek en fraudebeleid. Hierover meer details bij de verantwoording op de activiteiten.

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen, zodanig dat:

• De bestuurlijke behandeling ordentelijk plaats vindt op basis van kwalitatieve stukken.
• De sturing op risico’s transparant en beheersbaar geschiedt.
• Verordeningen en beleidsregels actueel, bruikbaar en rechtmatig zijn.
• Regeldruk tot een minimum beperkt wordt.
• Communicatie over beleids- en besluitvorming bijdraagt aan de ambities en doelen uit de beleidscyclus.
• We handelen binnen het normenkader financiële rechtmatigheid.
• Inkoop gebeurt conform het beleidskader inkoop- en aanbestedingsregels.

Michiel van Willigen

• Ontwikkelen nieuwe financieringsvormen en verdienmodellen.
• Uitvoering onboarding e-facturering.
• Actualiseren Algemene Subsidie Verordening.
• Verdere uitvoering AVG.
• Professionalisering inkoopproces.
• De managementcyclus wordt geoptimaliseerd.
• Optimaliseren digitale beleidscyclus.
• Actualiseren en opstellen fraudebeleid.

E-facturering
Met leveranciers vindt afstemming plaats over het indienen van e-factureren. Geconstateerd wordt dat veel leveranciers nog niet in staat zijn om e-facturen te kunnen verzenden. Met behulp van externe deskundigheid krijgt de onboarding een extra impuls.

Actualisering Algemene Subsidie Verordening
Bij het najaarsmoment 2021 is budget beschikbaar gesteld voor het actualiseren van de Algemene Subsidieverordening (ASV). De eerste slag is gemaakt door in de begroting 2022 wijzigingen door te voeren (zgn. begrotingssubsidies). Tevens is gestart met het project Subsidieverlening op orde (Herijking ASV), welke doorloopt tot eind 2022.

Verdere uitvoering AVG
Door het vertrek van de functionaris gegevensbescherming en vanwege de krapte op de arbeidsmarkt bij het invullen van deze vacature kon enkel het hoogst noodzakelijke worden uitgevoerd. Daarbij valt te denken aan melding bij de autoriteit en het geven van korte praktische adviezen.

Professionalisering inkoop
Organisatorisch is de basis gelegd om beter invulling te kunnen gaan geven aan inkoop op strategisch niveau in combinatie met het realiseren van beleidsdoelstellingen in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het ondersteunende systeem Sharepoint gaat in de toekomst een inkoopdossier per inkoop mogelijk maken. Het inkoopproces faciliteert medewerkers procesmatig, waardoor het risico op onrechtmatige inkoop afneemt. Ook zijn acties uitgevoerd gericht op meer eenduidige codering waardoor betere rapportages en analyses kunnen worden gemaakt ten behoeve van effectieve informatievoorziening en de aanpak van inkoop op strategisch en tactisch niveau.

Managementcyclus
In 2021 zijn stappen gezet om de managementcyclus te verbeteren. Door meer structuur aan te brengen in de jaarplannen en op basis van deze binnen het management het gesprek te voeren over het aanbrengen van prioriteiten.

213a-onderzoek
Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2020 opdracht gegeven tot uitvoering van een 213a-onderzoek. Met een 213a-onderzoek wordt de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur onderzocht. De uitkomsten van het onderzoek vormen een belangrijke bron van informatie voor de controlerende rol van de raad. Het uitgevoerde onderzoek is vanuit het oogpunt van objectiviteit uitgevoerd door onderzoeks- en adviesbureau Public Profit. Deze externe partij heeft onderzoek gedaan naar de gemeentelijke beleidscyclus en hoe het proces en bijbehorende producten bijdragen aan het sturend vermogen van de gemeenteraad. Dit naar aanleiding van het plan van aanpak ‘Versterken Sturend Vermogen Beleidscyclus (VSVB)’ dat de Zwolse gemeenteraad in 2016 heeft vastgesteld. Daarin is een traject geschetst dat uiteindelijk moest leiden tot: ‘Het stapsgewijs verbeteringen doorvoeren zodat de gemeenteraad beter in staat gesteld wordt op basis van opgaven van Zwolle keuzes te maken over doelen die ze nastreeft en inzet (in mensen en middelen) die ze daar voor beschikbaar stelt’. Het college heeft eind 2021 een reactie op de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport naar de gemeenteraad gestuurd. Het college kan zich vinden in de grote lijnen van het onderzoeksrapport. De vooruitgang die we als gemeente hebben geboekt sinds 2016 wordt herkend/erkend in het rapport. We hebben verscheidene stappen gezet in het verbeteren van de beleidscyclus en versterken van het sturend en controlerend vermogen van de raad. Tegelijkertijd kunnen er nog diverse slagen worden gemaakt. Het uitgevoerde 213a-onderzoek gaat daarbij helpen. In haar reactie heeft het college aangegeven graag met de (huidige en toekomstige) raad in gesprek te willen over de uitkomsten van het 213-a onderzoek en het vervolgproces. De ervaringen en inzichten de huidige gemeenteraad zijn waardevol en vormen relevante input voor het vervolgtraject met de nieuwe raad. Daarnaast is de raad direct betrokken geweest bij het onderzoek van Public Profit. Het gesprek raad/college, dat begin 2022 plaatsvindt, markeert dan ook de afronding van het onderzoekstraject.

Fraudebeleid
Wij hebben in 2021 het fraudebeleid vastgesteld. Met het vaststellen geeft het college richting aan de wijze waarop ze fraude wil voorkomen, en mocht het voorkomen, hoe hiermee omgegaan wordt. De directie zal het fraudebeleid implementeren in de organisatie.

De lasten laten een positief saldo zien van € 3.526.999 en de baten een negatief saldo van € 581.582. Omdat er echter € 2.239.549 meer wordt toegevoegd aan de reserves en ook € 473.763 minder wordt onttrokken aan de reserves, wordt uiteindelijk een voordelig resultaat gerealiseerd van € 232.105. Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 3.526.999

• Er ontstaat een voordeel door de volgende onderschrijdingen op in 2021 incidenteel beschikbaar gestelde budgetten. De kosten lopen door naar 2022.  In totaal lagere lasten van € 921.850:
  • Loonsom Strategische Management € 260.971.
  • Loonsom Concerncontrol € 88.427.
  • Loonsom Herijking ASV (algemene Subsidie Verordening - afdeling Financiën) € 157.000.
  • Onderzoek Fonds Bovenwijks € 22.886.
  • Loonsom van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling € 371.566 en kosten relatiedesk SWT € 21.000.

Deze overlopende incidentele budgetten worden gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie, zodat hier per saldo geen resultaat ontstaat. De storting in de rserves is hierdoor eveneens € 921.850 hoger.   

• Naast deze ‘nieuwe’ incidentele budgetten heeft op een aantal ‘oudere’ incidentele budgetten geen of gedeeltelijke voortgang plaatsgevonden. Deze kosten schuiven door naar 2022. In totaal lagere lasten van € 473.763:
  • Voor Innovatie was € 206.351 beschikbaar. De in 2020 gestarte innovaties (‘Start voor Start’, ‘Cool en Energiek’, ‘Dragons Den’ en ‘Fresh Forward’) hebben in 2021, als gevolg van Corona, niet tot kosten geleid. Uiteindelijk is er alleen € 60.000 aan kosten gemaakt voor de ‘Routekaart MT’. Per saldo € 146.351 minder kosten.
  • De voorlopige kosten voor de ‘thuiswerkregeling’ zijn € 129.750 lager uitgevallen.
  • Voor Inkoopvolwassenheid schuift € 64.253 van het budget door naar 2022. In 2022 wordt nog een inhaalslag gemaakt.
  • Budget van € 32.095 Corona Sociaal Wijkteams schuift door naar 2022.
  • Datzelfde geldt ook voor Fonds Bovenwijks € 51.315.
  • Begrote kosten van € 50.000 en onttrekking vanuit de Bedrijfsvoeringreserve v.w.b. ontwikkeling SWT verschuift naar 2022.

In verband met deze overlopende incidentele middelen is eveneens € 473.764 minder onttrokken uit de reserves.

• Naast het achterblijven van de kosten op bovenstaande incidentele budgetten, is op diverse structurele budgetten een onderschrijding gerealiseerd. In totaal lagere lasten van € 757.070:
  • De afdelings-gerelateerde kosten laten als gevolg van Corona diverse voordelen zien (totaal € 265.070). Het gaat om o.a. catering € 100.000, Lidmaatschappen/Abonnementen € 40.000, kosten externe Juridische bijstand € 35.000, inzet externe adviesbureaus € 40.000 en diverse kleine posten, totaal € 50.070.
  • Voordeel op het eigen risico van de WA-verzekering bedraagt € 70.000.
  • Diverse structureel beschikbaar gestelde FTE-gelden (€ 14.500 per fte) in het kader van BERAP/PPN 2020 hebben nog niet geleid tot extra kosten. Dat effect wordt pas in 2022 zichtbaar of heeft geleid tot extra kosten bij andere doelen (o.a. 9.1.3): € 200.000.
  • Een voordeel op de loonsom van de bedrijfsvoeringafdelingen Financiën (€ 215.000), Management (€ 143.000), en Concernstaf (€ 40.000). Daar staat een negatief resultaat tegenover van de Secretariaten van -€ 176.000. In totaal een voordelig saldo van € 222.000.
• De dekking van de inhuur wordt als negatieve kosten geboekt, maar was als inkomst begroot. Hierdoor zijn de kosten € 900.000 lager.  Dit betekent dat de baten € 900.000 lager zijn.  
• Het voordelige saldo op de overige loonsomresultaten binnen het fysieke en sociale domein (saldo kostenplaatsen minus dekking overhead/inhuur) is € 474.315. Dit is met name het gevolg van meer uren op projecten en loonsomruimte als gevolg van vacatures.

Een nadelig resultaat op de baten van € 581.582

• De dekking van de inhuur is als inkomst geraamd, maar wordt als negatieve kosten geboekt. Hierdoor zijn de inkomsten € 900.000 lager dan geraamd.
• Daarnaast zijn er extra baten van € 318.418 gerealiseerd:
  • Extra inkomsten van € 161.418 als gevolg van detacheringen.
  • Extra inkomsten van € 78.000 voor Incassowerkzaamheden (afdeling Financiën).
  • Extra inkomsten van € 79.000 door de extra dienstverlening van ONS aan de RSJ IJsselland.

Resultaat bedrijfsvoering
Als resultaat Programma 9 "Bedrijfsvoering" 2021 wordt op dit doel een bedrag van € 1.317.699 toegevoegd aan de reserve bedrijfsvoering. Hierdoor zijn de toevoegingen aan de reserve dus met hetzelfde bedrag hoger. Deze afdracht aan de Bedrijfsvoeringreserve is het resultaat van de drie doelen binnen dit programma. Na de afdracht aan de reserve bedrijfsvoering wordt op Programma 9 uiteindelijk een klein nadelig saldo van € 4.932 gerealiseerd:

• saldo 9.1.1 € 569.332 voordelig
• saldo 9.1.3 € 806.369 nadelig
• saldo 9.1.4 € 232.105 voordelig

Corona
Net als in 2020 is door de raad in 2021 € 500.000 incidenteel beschikbaar gesteld om extra kosten binnen Bedrijfsvoering op te vangen die het gevolg zijn van Corona. In 2021 is het restantbudget van 2020 (€ 230.000) besteed. Van het budget 2021 is € 190.000 uitgegeven. Dat betrof o.a. de inzet van projectleiding Corona, de aanleg van nieuwe noodzakelijke WIFI in het Stadhuis en Stadskantoor, extra schoonmaak in de 'buitenlocaties' en de aanschaf van Corona-sneltesten en mondkapjes. Voor 2022 is nog € 310.000 beschikbaar, zodat diverse kosten in het 1e kwartaal en wellicht 2e kwartaal  opgevangen kunnen worden. De volgende kosten zijn in 2022 te verwachten: Aanleg verbeterde WIFI bij de Sociale Wijkteams/Wijkservicepunten, Coronatesten / mondkapjes, extra schoonmaak (o.a. fietsenstallingen), Projectleiding en aanpassingen Stadhuis / Stadskantoor in het kader van 'Hybride werken na Corona'.

Corona