Paragrafen

De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:

1. We werken opgavegericht;
2. We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
3. We zijn professional partner en 
4. We zijn vernieuwend. 

Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.

In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Vanuit het te realiseren beleid en de besturingsfilosofie wordt de vertaling gemaakt naar wat nodig is voor de verschillende kamers (organisatie, instrumenten, processen en houding & gedrag) van het huis, waardoor de verschillende facetten met elkaar in samenhang worden bekeken. Hierdoor neemt de complexiteit van de organisatie af, terwijl de kamers met elkaar in verbinding staan en vormgegeven worden vanuit de besturingsfilosofie en beleid & doelen. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig,  doelmatig en doeltreffend):

Sinds 2021 werken we in de gehele organisatie met jaarplannen. De jaarplannen maken het mogelijk om het werk beter te programmeren vanuit de ambities op bestuurlijk en organisatorisch niveau en deze ambities te vertalen naar werkzaamheden op afdelings- en individueel niveau. Het is een middel om te komen tot meer verbinding en om samenhang zichtbaar te maken. In 2021 is hiermee een start gemaakt en zijn inzichten opgedaan met betrekking tot de effectiviteit ervan. Deze inzichten zijn nadrukkelijk onderdeel van de PDCA-cyclus en dienen als input voor de doorontwikkeling van dit middel in 2022.

In 2021 is verder vorm gegeven aan de professionalisering van de bedrijfsvoering. Op verschillende terreinen zijn stappen gezet. Zo zijn begin 2021 bedrijfscontinuiteitsplannen vastgesteld voor situaties waarin de gebouwen van de gemeente Zwolle niet meer beschikbaar zouden zijn. Het betreft de ‘werklocaties’ van de gemeente: stadhuis, stadskantoor en het Katwolderplein. Een toename in beschikbaarheid van informatiestromen heeft bovendien geleid tot meer inzicht in en mogelijkheden van sturing op onderwerpen als cybersecurity, datagedreven werken en digitalisering.

Rechtmatigheidsverantwoording
Onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring moet het College van burgemeesters en wethouders zich met ingang van het verslagjaar 2022 richting de gemeenteraad verantwoorden over de rechtmatigheid van de uitgaven. Dit betekent dat de rollen van het college, gemeenteraad en die van de accountant veranderen. In de huidige situatie maakt het oordeel over de rechtmatigheid onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. Belangrijkste doelstelling van de wijziging is dat de gemeente zelf de verantwoording moet kunnen onderbouwen. Het uiteindelijk resultaat zal moeten zijn dat de gemeente aantoonbaar wet- en regelgeving naleeft. Deze rechtmatigheidsverantwoording vormt straks onderdeel van de jaarrekening.
De verwachting is dat voor Zwolle het effect van deze wetwijziging relatief beperkt zal zijn. Zwolle heeft de interne beheersing op orde: het verzamelen en vastleggen van informatie over rechtmatigheid is reeds ingebed in de organisatie. Belangrijk is dat zowel de accountant als de gemeente een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben om vroegtijdig afspraken te maken, over de onderbouwing door de gemeente en controle door de accountant van de rechtmatigheidsverantwoording. De mate waarin de accountant gebruik kan maken van hetgeen door de gemeente aangeleverd wordt, hangt onder meer af van de kwaliteit van de interne controle.
De voorbereidingen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording liggen op schema. Zodra de wetswijziging een feit is, zal de gemeenteraad onder meer de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordings- en rapportagegrenzen en de rol van de audit commissie bepalen.

Pilot aanbestedingsproces
Op verzoek van de audit commissie heeft in 2021 een pilot plaatsgevonden. Bij deze pilot is de rechtmatigheid van het Zwolse inkoop- en aanbestedingsproces onderzocht. Bij het aanbestedingsproces spelen belangrijke ontwikkelingen. In de afgelopen jaren zijn enkele onrechtmatigheden geconstateerd, met name ten aanzien van de externe inhuur. Door bijsturende beheersmaatregelen is de afgelopen jaren de omvang van de onrechtmatigheden sterk afgenomen, in 2021 zijn er geen noemenswaardige afwijkingen geconstateerd. De komende periode is vooral nog winst te behalen door een verdere standaardisering van het inkoopproces en het verbeteren van het contractbeheer.

De voortgang op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen is te raadplegen in de verantwoording van programma 9 Bedrijfsvoering. De vijf verplichte BBV-indicatoren voor het taakveld 'bestuur en ondersteuning' van 2021 zijn:

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

Daarnaast zijn in de regeling Beleidsindicatoren de indicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 23 mei 2022, vindt u hier.