Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Het college is ambitieus. Dat vraagt een organisatie die de politiek bestuurlijke ambities op een professionele manier ondersteunt en uitvoert, en medewerkers die het beste uit zichzelf en uit elkaar halen. De stad is gebaat bij intensieve samenwerking tussen de vele partners. Door het bundelen van krachten en kwaliteiten bereiken we meer. Het doel is dat elke professional van de gemeente Zwolle hiernaar kan en wil handelen.

De omstandigheden en het gewenste resultaat zijn leidend, niet de procedures. Een deel van ons werk wordt minder voorspelbaar en ook met wie we dit doen. Dit vraagt van medewerkers om anders te kijken, anders te denken en anders te doen. De vier pijlers van onze organisatieontwikkeling 'Op Koers' zijn hier ook ondersteunend aan, namelijk Opgavegericht Werken, Gastvrij zijn en Mogelijk Maken, Professioneel Partnerschap en Vernieuwend zijn.

We hebben een inclusieve samenleving, een inclusieve regionale arbeidsmarkt en zijn daarbinnen een inclusief werkgever. Dit betekent dat we van elkaar accepteren dat we anders zijn. Dat we daar de meerwaarde van inzien. (Zwolse) burgers en organisaties ervaren en (h)erkennen ons als organisatie met een divers samengesteld personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de Zwolse samenleving.

Ook in 2021 is de corona pandemie weer van grote invloed op het behalen van dit doel. Enerzijds is de organisatie in 2020 en 2021 wendbaarder geweest dan ooit, door zich snel aan te passen aan de nieuwe realiteit. Anderzijds blijft wel de vraag wat de nieuwe normaal gaat worden en de uitdaging om de geleerde lessen van de pandemie te behouden en de kansen te benutten voor de manier waarop we werken. Dit is een belangrijk uitgangspunt.  

Wij zijn een wendbare, samenlevingsgerichte organisatie die werkt met én voor de stad, zodanig dat:

• Medewerkers ruimte krijgen voor initiatief, uitnodigend zijn en zich faciliterend opstellen.
• Medewerkers duurzaam inzetbaar zijn.
• Leidinggevenden in staat zijn om hun medewerkers te ontwikkelen en te stimuleren om de (strategische) ambities van de gemeente Zwolle te realiseren.
• We een aantrekkelijke werkgever zijn door een goede balans tussen werk en privé mogelijk te maken.
• Burgers en organisaties de gemeente Zwolle ervaren en (h)erkennen als een organisatie met een divers samengesteld personeelsbestand.
• Het aantal medewerkers met een garantiebaan minimaal het door het Rijk vastgestelde streefgetal is.

Michiel van Willigen

• We bieden een passende leer- en ontwikkelomgeving gericht op vakkennis, houding, gedrag en fitheid van medewerkers.
• We hebben een leiderschapsprogramma wat onze leidinggevenden versterkt en ontwikkelt.
• We hebben een op inclusiviteit gerichte arbeidsmarktcommunicatie en recruitmentbeleid.
• We voeren een nieuw functiehuis HR21 in dat bijdraagt aan mobiliteit tussen gemeenten.
• We voeren een nieuwe aanbesteding uit voor de dienstverlening van bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk. Als gevolg van schaarste in de markt, voorzien we een stijging van de kosten, zie hiertoe ook bestedingsvoorstel 48.
• Tot slot wordt als onderdeel van de Begroting 2021 ter uitvoering van dit doel voorgesteld om in te stemmen met bestedingsvoorstel 49 (opleidingsbudget). Het concern opleidingsbudget is onderdeel van het totale bedrijfsvoeringbudget. Jaarlijkse voor- en nadelen op de bedrijfsvoering worden verrekend met de bedrijfsvoeringreserve. In 2020 resteert er vanwege het vertragen van projecten en de uitbraak van corona een fors gedeelte van het opleidingsbudget. Wij reserveren het restant van het opleidingsbudget bij de jaarrekening via een storting in de reserve voor uitvoering in 2021 van onderstaande opleidingskosten (zie ook Berap 2020-2).

In 2021 is duurzame inzetbaarheid een belangrijk aandachtspunt geweest voor de gemeente Zwolle. Instrumenten als een generatiepact en het bevorderen van de instroom van jongeren dragen daar aan bij.
Ten aanzien van de mate waarin leidinggevenden in staat zijn geweest om hun medewerkers te ontwikkelen moeten we constateren dat de fysieke afstand toch wel belemmerend heeft gewerkt om met teams en met individuen verbindend te werken aan nieuwe vaardigheden en competenties. Voor 2022 is er veel behoefte bij leidinggevenden en medewerkers om meer tijd te kunnen steken in de ontwikkeling van de organisatie, het team en het individu.
De goede balans tussen werk en privé heeft in 2021 veel aandacht gekregen. Mede door het thuiswerken was het voor veel medewerkers nog lastiger om die grens te bewaken. Directieleden hebben op meerdere momenten aangegeven dat het belangrijk is dat medewerkers ook goed voor zichzelf zorgen en de balans bewaken. Ook via interne filmpjes en webinar is hier aandacht voor geweest.
De gemeente Zwolle wil een goede afspiegeling van de maatschappij zijn. We ontwikkelen bewust onze vacatureteksten om voor een breder publiek aantrekkelijk te zijn. Een groep studenten van Windesheim heeft eind 2021 onderzoek gedaan naar de mate van inclusiviteit in de werving en selectie van de gemeente Zwolle. Resultaten worden in 2022 verwacht.
Bij de gemeente Zwolle waren in 2021 30,2 garantiebanen, terwijl het quotum op 25,2 lag. Daarmee is de doelstelling dus ruimschoots gehaald.

De lasten en baten laten een positief saldo zien van € 594.442 en € 361.722. Omdat er € 386.832 minder wordt onttrokken aan de reserves, wordt een voordelig resultaat gerealiseerd van € 569.322. Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 594.442
Een groot deel van de (incidentele) activiteiten heeft, net als in 2020, als gevolg van Corona een vertragend effect en wordt doorgeschoven naar 2022. Dat betreft de volgende zaken:

• Lagere kosten van € 207.588 in verband met het doorschuiven van de grote opleidingsopgaves (Hervormingsagenda Sociaal domein en de Omgevingswet) conform besluit bij het najaarsmoment 2020. Dit heeft o.a. te maken met uitstel van de werkzaamheden a.g.v. Corona en wetgeving (Omgevingswet). Hierdoor heeft eveneens een lagere onttrekking plaatsgevonden uit de reserve nutvw van € 207.588.
• Lagere kosten van € 150.000 in verband met het doorschuiven van aanpassingen aan het klimaat van de Sociale Wijkteams. De Verbouwingen ter verbetering van het werkklimaat van de Sociale Wijkteams zijn uitgesteld en doorgeschoven naar 2022. Hierdoor heeft eveneens een lagere onttrekking plaatsgevonden uit de reserve nutvw van € 150.000.
• De onderhoudskosten (zowel vastgoed en facilitair) van de panden Stadhuis en Stadskantoor zijn € 29.244 lager doordat geplande werkzaamheden zijn uitgesteld of nog niet noodzakelijk waren. De uitvoering van planbare onderhoudswerkzaamheden in de panden is vertraagd, omdat eerst wordt bezien hoe het huisvestingsconcept wordt na Corona. Aangezien deze kosten op basis van het meerjarenonderhoudsplan gedekt worden uit de onderhoudsreserve vindt daardoor ook een lagere onttrekking van € 29.233 plaats aan de reserve.  

Naast deze posten zijn er voordelen ontstaan a.g.v. Corona op diverse Facilitaire -en personeelsgerelateerde kosten:

• Facilitair onder andere op onderhoud en aanschaf Meubilair (€ 62.000), Kantoorbenodigdheden (€ 22.000), gebruik printers/Repro (€ 35.000) en Postverzending (€ 31.000).
• Op Personeelsgerelateerde kosten, met name op reis -en verblijfskosten (€ 95.000) en daarnaast diverse zaken in het HR-Organisatie- en Ontwikkelbudget (€ 30.000).
• Door uitstel van diverse dagelijkse onderhoudswerkzaamheden bij de SWT’s is daar een voordeel ontstaan van € 65.000. E.e.a. heeft te maken met het onderzoek naar het werkklimaat van de SWT’s. Het is de verwachting dat daar in 2022 een besluit of nadere analyse over komt.

Naast de voordelen zijn er ook enkele nadelen:

• De totale kosten van Stadhuis en Stadskantoor zijn € 145.000 hoger. Deze overschrijding wordt voor € 90.000 veroorzaakt door de hogere gas -en electra rekening. Daarnaast hebben de extra schoonmaakrondes i.h.k.v. Corona geleid tot hogere schoonmaakkosten van € 55.000.

Een voordelig resultaat op de baten van € 361.722

• De bijdrage van de huur van de Omgevingsdienst IJsselland is niet begroot, waardoor de opbrengst van €155.000 volledig als extra resultaat wordt gerealiseerd.
• Op diverse plaatsen in de organisatie hebben medewerkers werkzaamheden verricht ten bate van diverse partners (o.a. ONS, OD, RSJ, Talentenregio en omliggende gemeentes), hetgeen leidt tot extra dekking van uren/loonsom. In totaal gaat het hier om ruim € 200.000.

In 2021 zijn de volgende kredieten beschikbaar gesteld:

• Hybride vergaderen: € 125.000. Voor de inrichting van vergaderzalen is apparatuur aangeschaft, zodat er Hybride vergadert kan worden. Project zal in 2022 voltooid worden.
• Wagenpark: conform vervangingsschema Wagenpark zouden er vjif auto's worden vervangen. Dit is er uiteindelijk één geworden. Dit komt omdat er grote onzekerheid is over het type auto dat we willen aanschaffen. De Raad prefereert duurzame auto's (electrisch of waterstof); in de praktijk zijn deze slecht of vertraagd leverbaar.

Herinrichting Stadhuis

Werkplekken Omgevingsdienst 2020

Wagenpark 2021

Hybride vergaderen

De kredieten Herinrichting Stadhuis en werkplekken Omgevingsdienst zijn in de jaarekening 2020 afgerond en in 2021 definitief afgesloten.